Program Kerja: Pengertian, Jenis, Tujuan dan Cara Membuatnya

Program kerja menjadi sesuatu yang wajib dimiliki oleh sebuah lembaga maupun organisasi. Hal ini biasanya akan disesuaikan dengan visi serta misi lembaga atau organisasi itu sendiri. Artinya, setiap lembaga atau organisasi akan memiliki cara membuat program kerja yang berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya, begitu juga dengan penerapannya. 

Secara garis besar, program kerja dapat dikatakan sebagai sebuah agenda rutin dalam lembaga maupun organisasi, di mana agenda tersebut disusun untuk penggunaan jangka waktu tertentu yang sesuai dengan kesepakatan semua pengurus di dalamnya. Contoh program kerja organisasi bisa saja tidak cocok untuk organisasi lainnya, meskipun bergerak dalam bidang yang sama.

Ada beberapa hal yang harus dicermati dalam proses penyusunan program kerja, antara lain: analisa terhadap data kegiatan, waktu pelaksanaannya, orang-orang yang akan melaksanakan serta pembagian tugasnya, dan kelayakan program kerja tersebut jika dibandingkan dengan program kerja tahun sebelumnya. 

Pada dasarnya, program kerja akan menjadi panduan atau pegangan bagi sebuah lembaga maupun organisasi untuk periode tertentu dalam mencapai visi serta misi, dan juga tujuan yang dimiliki oleh lembaga maupun organisasi itu sendiri. 

Jika melihat kenyataan di atas, maka bisa disimpulkan bahwa program kerja adalah sesuatu yang sangat penting dan idealnya direncanakan dengan tepat. Pembuatan dan penerapan program kerja yang tepat ini akan menjadi salah satu langkah untuk mencapai tujuan lembaga maupun organisasi dengan baik. 

Baca Juga: Bisnis Kafe Meredup? Simak 5 Cara Unik Mendongkrak Penjualannya

Lindungi karyawan dengan asuransi kesehatan agar bekerja lebih nyaman.

Beli Asuransi Kesehatan Karyawan Sekarang!  

Pengertian Program Kerja

Program kerja adalah sebuah rangkaian atau susunan kegiatan yang dibuat untuk digunakan pada satu periode kepengurusan sebuah lembaga maupun organisasi. Di dalam prakteknya, program kerja itu sendiri akan digunakan sebagai tolak ukur untuk melihat pencapaian kinerja para pengurus organisasi tersebut. 

Pertanggung jawaban pada sebuah program kerja pada umumnya akan dibuat setiap akhir periode kepengurusan berupa format laporan yang ditujukan untuk semua anggota lembaga maupun organisasi tersebut. Ini berlaku pada semua jenis program kerja, termasuk contoh program kerja sederhana sekalipun. 

Sedangkan menurut Soesanto (2011), program kerja adalah sistem perencanaan suatu kegiatan dari organisasi maupun perusahaan agar memiliki arahan, sehingga semua agendanya terpadu secara sistematis dengan dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. 

Jenis Program Kerja

Program kerja bisa dibedakan menjadi beberapa jenis yang berbeda, di mana hal ini ditentukan berdasarkan kriteria tertentu. Berikut ini adalah beberapa jenis program kerja berdasarkan kriterianya:  

1. Program Kerja Berdasarkan Rentang Waktu Perencanaan

   Jika dilihat berdasarkan rentang waktu perencanaannya, maka program kerja bisa dibedakan menjadi 2 jenis, yakni: 

   Program Kerja untuk rentang  Waktu Satu Periode Kepengurusan	Program Kerja untuk Waktu Tertentu
   Program kerja ini pada umumnya disusun oleh sebuah lembaga atau organisasi untuk digunakan dalam jangka waktu satu periode kepengurusan saja. Hal tersebut menyebabkan pelaksanaan rapat kerja dalam program ini hanya akan terjadi satu kali saja untuk setiap periode kepengurusan, sedangkan tahap selanjutnya hanya mengadakan evaluasi dan juga koordinasi pada program kerja itu sendiri.	Program kerja ini dibuat untuk periode waktu tertentu, misalnya: triwulan, caturwulan, dan yang lainnya. Pada program kerja yang satu ini, rapat kerja akan dilakukan lebih dari satu kali untuk setiap sekali periode kepengurusan.

2. Program Kerja Berdasarkan Sifatnya

   Jika dilihat berdasarkan sifatnya, maka program kerja bisa dibedakan menjadi 3, antara lain: 

   Bersifat Kontinu	Bersifat Insidental	Bersifat Tentatif
   Ini merupakan program kerja yang dilakukan secara berkesinambungan  di dalam sebuah organisasi. Artinya, program kerja ini tidak hanya dijalankan satu kali saja di dalam lembaga atau organisasi tersebut.  Kesulitan untuk menerapkan program kerja ini biasanya akan terjadi ketika pertama kali program tersebut dilaksanakan. Salah satu contoh program kerja organisasi ini adalah kegiatan PKKMB yang dilakukan saat penerimaan mahasiswa baru setiap tahunnya di kampus.	Ini merupakan program kerja yang biasanya dilakukan hanya di waktu tertentu saja dalam sebuah organisasi, di mana hal ini dilakukan dengan memanfaatkan momen tertentu (penting). Contoh program kerja sederhana ini adalah kerja bakti yang dilakukan pasca terjadinya musibah banjir bandang di sebuah wilayah.	Ini merupakan program kerja yang dijalankan sesuai untuk kondisi yang di masa mendatang. Alasan untuk melakukan program kerja adalah karena minimnya berbagai faktor pendukung terhadap program kerja lainnya yang dijalankan oleh sebuah organisasi.  Contoh program kerja sederhana seperti ini adalah pengadaan acara bazaar di kampus untuk kebutuhan pengumpulan dana yang dibutuhkan dalam perayaan dies natalis kampus. Selain itu tentu ada banyak contoh program kerja organisasi seperti ini.

3. Program Kerja Menurut Targetan Organisasi

   Jika dilihat berdasarkan targetan organisasi, maka program kerja bisa dibedakan jadi 2, antara lain: 

   Jangka Panjang

   Jangka Pendek

   Ini merupakan program kerja yang disusun sesuai dengan tujuan dibentuknya sebuah organisasi, termasuk visi dan juga misi organisasi tersebut. Program kerja ini biasanya dibuat karena sulitnya merealisasikan program tersebut dalam waktu jangka pendek.  Salah satu contoh program kerja ini adalah pembangunan gedung sekretariat yang memadai, di mana terdapat beberapa fasilitas pendukung, seperti: asrama, ruang olahraga, dan yang lainnya. Contoh program kerja yang kompleks seperti ini tentu sulit untuk diselesaikan dalam waktu pendek.

   Ini merupakan program kerja yang dibuat untuk jangka waktu tertentu, yakni sekitar 1 sampai 3 tahun, di mana hal tersebut didesain untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi untuk periode tersebut.  Cara membuat program kerja ini biasanya berkaitan dengan program kerja jangka panjang itu sendiri. Contoh program kerja organisasi seperti ini adalah pendataan tempat-tempat kost yang dilakukan dengan tujuan memenuhi kebutuhan kost yang memadai bagi mahasiswa baru.

Tujuan Program Kerja

Berikut ini adalah beberapa tujuan pengadaan program kerja bagi lembaga atau organisasi: 

1. Membantu Mencapai Visi dan Misi 

   Cara membuat program kerja dan pelaksanaannya yang tepat, akan membuat kegiatan di dalam organisasi bisa berjalan dengan efektif. Hal ini akan sekaligus membantu organisasi tersebut mencapai tujuannya dengan baik. 

2. Membantu Mengatasi Permasalahan di dalam Organisasi 

   Program kerja yang direncanakan dengan baik akan menghasilkan solusi untuk berbagai permasalahan yang terjadi di dalam organisasi itu sendiri, baik itu permasalahan yang berasal dari internal maupun eksternal. Contoh program kerja yang bisa diterapkan dengan baik seperti ini juga akan membantu mencapai tujuan organisasi. 

3. Membantu Meningkatkan Kinerja Organisasi 

   Idealnya, program kerja adalah sesuatu yang bisa diterapkan dengan baik di dalam organisasi. Jika hal ini dapat dilakukan, maka setiap anggota yang ada di dalam organisasi tersebut akan bisa bekerja dengan terstruktur, sistematis dan juga objektif. 

   Baca Juga: Cara Membuat Laporan Keuangan Sederhana untuk UKM

Manfaat Program Kerja

Ada beberapa manfaat pembuatan program kerja untuk lembaga atau organisasi, antara lain: 

1. Melahirkan Rasa Kebersamaan dalam Internal Organisasi 

   Saat cara membuat program kerja dan penerapannya berjalan baik di dalam organisasi, maka setiap anggotanya akan memiliki rasa kebersamaan untuk menjalankan berbagai kegiatan organisasi itu sendiri. Program kerja adalah hasil musyawarah bersama, hal ini akan membuat tujuan di dalamnya juga milik bersama. 

2. Melahirkan Rasa Tanggung Jawab akan Tugas Individu 

   Contoh program kerja sederhana sekalipun adalah hasil kesepakatan bersama di dalam organisasi, sehingga setiap anggota akan memiliki rasa tanggung jawab untuk mengemban tugasnya di dalam organisasi tersebut. 

3. Membuat Citra Organisasi Semakin Baik 

   Program kerja yang baik akan membuat pihak eksternal organisasi memiliki pandangan positif terhadap organisasi tersebut. Contoh program kerja yang seperti ini akan membuat citra organisasi di mata umum menjadi lebih baik dari sebelumnya. 

Cara Membuat Program Kerja

Berikut ini adalah beberapa langkah yang dibutuhkan dalam menyusun program kerja: 

• Melakukan kegiatan analisis dan juga diskusi terhadap berbagai hal penting lainnya dengan melibatkan semua anggota organisasi.
• Menentukan gagasan dasar yang akan disusun menjadi program kerja. 
• Menentukan tujuan yang akan diwujudkan dalam program kerja tersebut. 
• Menetapkan subjek sasaran yang akan dicapai.
• Menetapkan ukuran kesuksesan yang akan digunakan dalam program kerja.
• Menentukan detail program kerja secara lengkap, meliputi: bentuk model, metode, dan juga materi kegiatan yang akan dijalankan. 
• Menetapkan lokasi dan juga waktu pelaksanaan program kerja.
• Menetapkan tim pelaksana yang akan menjalankan setiap program kerja. 

Pertimbangan dalam Membuat Program Kerja

Saat membuat program kerja, ada beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan untuk memastikan bahwa program tersebut berjalan efektif, efisien, dan sesuai dengan tujuan organisasi. Berikut adalah beberapa pertimbangan utama:

1. Tujuan dan Sasaran yang Jelas

Tentukan tujuan utama dari program kerja. Apakah itu untuk meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan proses, atau mencapai hasil tertentu? Buatlah sasaran yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART).

2. Analisis Kebutuhan

Lakukan analisis kebutuhan untuk mengetahui masalah apa yang harus diselesaikan dan apa yang harus dicapai. Libatkan pemangku kepentingan untuk memahami kebutuhan mereka, serta mengidentifikasi sumber daya yang tersedia atau dibutuhkan.

3. Anggaran dan Sumber Daya

Pastikan program kerja disusun dengan mempertimbangkan anggaran dan sumber daya yang tersedia. Cek apakah ada cukup dana, waktu, tenaga kerja, serta infrastruktur pendukung untuk menjalankan program.

4. Tanggung Jawab dan Pembagian Tugas

Tentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap aspek dari program kerja. Buat pembagian tugas yang jelas untuk setiap anggota tim, berdasarkan kompetensi mereka, dan pastikan semua orang memahami tanggung jawabnya.

5. Jadwal dan Timeline

Buat jadwal yang realistis dengan tenggat waktu yang jelas untuk setiap tahap program kerja. Pertimbangkan alur kerja, libur atau hari besar, dan kesibukan tim saat menyusun timeline.

6. Keterlibatan dan Komunikasi Tim

Libatkan seluruh tim dalam perencanaan dan pelaksanaan program kerja. Pastikan ada komunikasi yang baik dan transparan di antara semua anggota tim. Meeting rutin dan pelaporan progres akan sangat membantu.

7. Indikator Kinerja (Key Performance Indicators/KPI)

Tentukan indikator kinerja yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan program kerja. Indikator ini harus relevan dengan tujuan program dan dapat diukur secara objektif.

8. Evaluasi dan Monitoring

Siapkan mekanisme evaluasi dan monitoring yang efektif untuk mengukur progres dan hasil akhir program kerja.  Jadwalkan evaluasi berkala dan buat perbaikan jika diperlukan selama program berlangsung.

9. Risiko dan Rencana Kontingensi

Identifikasi risiko yang mungkin muncul selama pelaksanaan program. Siapkan rencana kontingensi atau langkah darurat jika program tidak berjalan sesuai rencana.

10. Dukungan Stakeholder

 Pastikan program kerja mendapat dukungan dari para stakeholder utama (manajemen, klien, atau pihak eksternal). Lakukan sosialisasi program kepada stakeholder dan pastikan bahwa mereka mendukung dan memahami pentingnya program tersebut.

Susun dan Terapkan Program Kerja yang Tepat 

Program kerja merupakan sesuatu yang sangat penting untuk dimiliki dan dijalankan sebuah organisasi. Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan, bahkan dari contoh program kerja sederhana sekalipun. Susun program kerja yang tepat dan terapkan dengan baik, agar organisasi bisa mendapatkan manfaat maksimal atas program kerja tersebut.

Baca Juga: Pentingnya Pendelegasian Tugas di Sebuah Perusahaan